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Conheça os principais cuidados da gestão financeira para hotéis!

novembro 28, 2018
gestão financeira para hotéis
Tempo de leitura 6 min

Como as finanças são determinantes para o sucesso empresarial, muitos gerentes desejam melhorar esse aspecto nos negócios em que atuam. No entanto, nessa hora, surgem diversas dúvidas. Afinal de contas, como funciona a gestão financeira para hotéis? Como escolher um bom software para gestão financeira? Que cuidados podem ser relevantes no dia a dia?

Tais questões levantam pontos críticos. Não basta criarmos produtos e serviços de qualidade, precisamos equilibrar as contas para manter nossa capacidade de continuar operando e fazer com que o empreendimento valha a pena. Ninguém inicia um negócio para perder dinheiro, não é mesmo?

Sendo assim, é muito importante que você otimize a alocação de recursos e realize um controle financeiro adequado no seu hotel. Do contrário, até clientes satisfeitos não serão o bastante para manter as contas em dia. Continue lendo e veja os principais cuidados!

Conheça suas contas

Como primeiro passo, devemos entender a situação financeira da empresa. Somente com esse quadro é possível planejar e melhorar gradualmente a saúde do negócio. Procure entender os seguintes pontos:

  • custos fixos: despesas que não variam proporcionalmente ao volume de serviços prestados (aluguel, IPTU, salários, TV a cabo, internet etc.);
  • custos variáveis: despesas que aumentam conforme o volume de serviços (insumos, comissões, Imposto sobre Serviços etc.);
  • receitas: as fontes de dinheiro da empresa;
  • lucro: valor que sobra ao pagar todas as despesas;
  • lucratividade: a representatividade do lucro em termos percentuais;
  • créditos: quantias a receber;
  • contas a pagar: quantias que serão devidas;
  • dívidas: contas já vencidas;
  • taxas de juros: o quanto a dívida cresce todos os meses.

O ideal é acompanhar esses itens mensalmente e manter relatórios sobre o desempenho trimestral, semestral e anual, com o objetivo de constatar a evolução dos resultados com o passar do tempo.

Planeje com clareza

Agora que já compreendemos o cenário da empresa, o próximo passo é criar um plano para estabilizar, recuperar ou melhorar a situação financeira do hotel, a depender das condições postas sobre a mesa. Veja algumas dicas para realizar essa tarefa.

Análise SWOT

Por meio da análise SWOT identifique, no âmbito interno, quais são as forças e as fraquezas do hotel e, no âmbito externo, as oportunidades e ameaças. Por exemplo, há custos excessivos? O sistema de gestão financeira para hotéis é eficiente? Existem maneiras de economizar? O mercado apresenta alguma oportunidade? Quais são os preços dos concorrentes?

Objetivos, metas e estratégias

Defina o ponto de chegada, as marcações de progresso nessa empreitada e as situações que precisam ser criadas para subir os degraus e atingir o cume, respectivamente, objetivos, metas e estratégias.

Como mencionado, o foco dependerá das circunstâncias da empresa. Hotéis saudáveis podem focar em melhorar um indicador, como lucratividade ou retorno do investimento, enquanto quem passa dificuldades focará na recuperação, como metas de redução do endividamento e de juros.

Plano de ação

Estabeleça as medidas que precisam ser implementadas para concretizar as estratégias definidas, como renegociar dívidas, contratar um sistema de gestão, aumentar a produtividade dos colaboradores, economizar energia elétrica etc.

A ferramenta mais prática para criar esses planos é a matriz 5W2H. Responda as 7 questões a seguir para definir uma atividade:

  • O que deve ser feito? (What?)
  • Por que deve ser feito? (Why?)
  • Onde deve ser feito? (Where?)
  • Quando deve ser feito? (When?)
  • Quem deve fazer? (Who?)
  • Como deve ser feito?(How?)
  • Quanto custa fazer? (How much?)

Indicadores de desempenho

Acompanhe os resultados por meio de indicadores financeiros, como custos fixos e variáveis, retorno do investimento e nível de endividamento. A ideia é contar com métricas confiáveis para verificar as medidas que funcionam e corrigir as que não funcionam.

Faça o controle de contas a pagar e a receber

Criar livros de obrigações a pagar e a receber é um ótima medida para melhorar o controle de crédito e débito com sócios, governos, instituições financeiras etc.

O objetivo é listar as receitas e despesas, identificando valor, origem e vencimento, de modo que haja clareza quanto aos pagamentos e aos seus impactos financeiros. Isso facilitará o controle e a projeção do fluxo de caixa, ou seja, do dinheiro destinado ao pagamento das despesas para manter a operação.

Registre todas as movimentações

Todas os eventos geradores de despesa ou receita devem constar em nossos registros, tanto para o cumprimento de obrigações legais como para a tomada de decisões financeiras. Aqui, vale destacar três livros contábeis que facilitam bastante a vida dos gerentes:

  • livro diário: anotação de todas as operações, organizadas por data, como emissão de duplicatas, movimentações financeiras, vendas etc.;
  • livro razão: registros das operações, organizadas conforme as contas movimentadas (conta bancária, conta caixa etc.);
  • livro caixa: registra as entradas e saídas de dinheiro.

A depender do regime tributário e do porte do negócio, é provável que essas informações já sejam produzidas, sendo necessário apenas acompanhá-las mais de perto para entender a situação financeira atual e o histórico do hotel.

Invista em um software para gestão financeira

Pelo que foi visto até aqui, podemos constatar a importância de registrar e controlar informações como parte da gestão financeira para hotéis. Por isso, normalmente, as deficiências dos hotéis ou pousadas estão relacionadas à falta de tecnologia aplicada ao dia a dia.

Na verdade, o papel do gestor deveria ficar restrito a entender o cenário, tomar decisões e liderar os colaboradores. Toda burocracia deveria ser transferida para um software que integre as finanças às outras partes do negócio e exiba os relatórios necessários ao planejamento.

Nesse sentido, utilizar anotações manuais é meio caminho andado para perder o controle, porque teremos que enfrentar uma grande complexidade para entender o cenário e tomar providências. Enquanto isso, com um sistema digital, os dados, já cruzados e interpretados, são exibidos em gráficos, painéis e outros meios de fácil compreensão.

Logo, o software para gestão financeira é essencial e cria as condições para desenvolver as demais práticas, capturando movimentações e mantendo os gerentes informados. Só assim, é possível lidar com a complexidade das operações e realizar uma boa gestão financeira para hotéis.

Para implementar essa tecnologia, fale com um de nossos consultores e conheça nossa solução completa para gestão hoteleira!

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