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Software de gestão hoteleira: o que é e quais os benefícios?

outubro 8, 2018
software de gestão hoteleira
Tempo de leitura 6 min

Atualmente, vivemos o desafio de encontrar um sistema para hotel que atenda as expectativas dos nossos hóspedes em termos de agilidade e eficiência. Não por acaso, encontrar um software de gestão hoteleira que agregue valor aos processos se tornou uma verdadeira missão para os gestores, independentemente do tamanho da empresa.

Acontece que nem sempre os gerentes conhecem profundamente a tecnologia. A maioria deles tem dúvidas sobre o papel e os benefícios das soluções digitais, bem como sobre quais critérios devem ser adotados para diferenciar os bons e os maus serviços.

Se você também está passando por essas dificuldades, o conteúdo a seguir foi feito para você. Ao longo do texto, abordamos os principais tópicos sobre os softwares hoteleiros e listamos algumas dicas valiosas para a escolha do programa ideal. Não deixe de conferir!

O que é e para que serve um software de gestão hoteleira?

No dia a dia, baseamos nossas decisões nas informações que encontramos sobre a empresa, especialmente nas relacionadas ao fluxo de trabalho e às diferentes etapas dos processos, não é mesmo? Uma simples reserva, por exemplo, exige o conhecimento a respeito do tipo de quarto desejado pelo cliente e de sua disponibilidade. Imagine que o cliente fez a solicitação de uma acomodação e descobre, de última hora, que aquele quarto foi reservado para outra pessoa! Essa situação é muito desagradável para todas as partes, mas, felizmente, ela pode ser facilmente evitada.

O software de gestão hoteleira é uma solução de informática que acompanha todos os acontecimentos da empresa, interpreta esses dados e exibe-os de maneira clara para os profissionais. Na situação que apresentamos acima, poderíamos olhar para a tela do computador para ver a disponibilidade da ocupação e, posteriormente, realizar a reserva em poucos cliques.

Vale ressaltar que a integração das informações é um diferencial em relação às anotações em papel ou em planilha de computador. Isto é, ao realizarmos uma ação, o evento modificará a base de dados e se tornará visível para todos os setores envolvidos. Por exemplo, o check out automaticamente modifica as informações exibidas sobre financeiro, governança, recepção, vendas etc.

Quais são as principais funcionalidades de um sistema para hotel?

Os denominados Property Management Systems (PMS) nos permitem gerir os diversos departamentos de um hotel. Os programas são divididos em módulos, segmentando as informações, como ocupação, gerência, reservas, vendas e afins. Algumas das funcionalidades são:

  • controle de reservas, de no show (pessoas que não compareceram), de check in e de check out etc.;
  • delegação e acompanhamento de tarefas, como limpeza e manutenção;
  • organização das atividades de finanças e contabilidade, como cobranças, controle de caixa e emissão de notas fiscais;
  • planejamento e execução de vendas, com fixação de orçamentos, tarifas e afins;
  • comunicação com recursos externos, especialmente com os sites em que as vagas são disponibilizadas.

Resumidamente, o sistema para hotéis nos oferece as condições necessárias para planejar, executar e monitorar todas as etapas dos processos hoteleiros. Da solicitação de reserva por um site até a limpeza dos quartos, todos os passos são organizados e prontamente exibidos para os responsáveis.

Quais são os benefícios do sistema para hotéis?

Ao abandonarmos aquelas várias anotações e planilhas enormes, rapidamente sentimos os ganhos de eficiência e agilidade nos processos do hotel. Confira as principais vantagens de contar com um software.

Automatizar tarefas

Em algumas etapas do processo, a ação dos profissionais deixa de ser necessária — cabe dizer que o software não servirá para substituir o colaborador, e sim facilitar suas ações. Por exemplo, ao receber uma determinada quantia, não haverá necessidade de preencher planilhas, notas fiscais ou relatórios de vendas, o responsável ficará por conta apenas de monitorar as ações. Ao cadastrar o cliente e efetivar a venda, os passos burocráticos são gerados automaticamente. E isso vale para praticamente todos os setores do hotel.

Integrar sistemas

Os processos de front office (recepção e reservas) têm suas informações interligadas com o back office (financeiro, vendas, ocupação, governança etc.) e com canais de comunicação externos (sites de reserva, central telefônica etc.). Assim, o acompanhamento é mais eficiente, evitando-se principalmente os erros que prejudicam a experiência do cliente, como a reserva de quartos indisponíveis.

Ter a gestão à vista

A exibição das informações também é um diferencial. No geral, os softwares hoteleiros permitem a visualização imediata de todos os pontos necessários para tomada de decisões, com o auxílio de dashboards (painéis), quadros, fluxogramas, gráficos e outros elementos visuais. A ideia é que, além de existir, a informação deve estar ao alcance dos olhos do responsável pela próxima etapa do processo.

Ganhar agilidade e eficiência

A condução das diversas etapas ganhará mais agilidade e eficiência. Por um lado, o hóspede terá suas solicitações atendidas imediatamente, com a redução da burocracia e do tempo necessário para reunir dados e tomar decisões. Por outro, as atividades de fundo também se beneficiam, em virtude de processos mapeados e com acompanhamento em tempo real.

Quais são os indícios de que o hotel precisa de um sistema mais eficiente?

Para entendermos a urgência de se contar com um software, é importante analisarmos os processos de gestão em relação à capacidade de gerar valor e aos custos de tempo, esforço e material envolvidos. Utilize a lista abaixo para facilitar essa avaliação:

  • Há burocracia para realizar check in, check out e reservas?
  • Os erros em reservas são frequentes?
  • É fácil descobrir a disponibilidade de quartos?
  • O controle financeiro está adequado?
  • A empresa conhece e acompanha todas as cobranças?
  • Qual o feedback dos colaboradores sobre os processos?
  • O gerente tem todos os processos à vista?
  • Os setores atuam de maneira coordenada?

Uma resposta insatisfatória para quaisquer dos itens indica que o hotel pode se beneficiar de um sistema mais eficiente. Avalie todas as possibilidades!

Como escolher um software de gestão hoteleira?

Após identificarmos a necessidade, devemos buscar uma solução capaz de enfrentar o problema e conferir maior eficiência e agilidade à gestão. Considere os itens a seguir para uma escolha consciente:

  • suporte técnico da fornecedora, uma vez que os profissionais do hotel não são especialistas em tecnologia da informação;
  • capacidade de integração de todos os sistemas necessários para o funcionamento do empreendimento;
  • forma de exibição das informações para os gestores e colaboradores;
  • presença de módulos de back office, como financeiro, governança, gestão de estoque etc.;
  • geração de relatórios para auxiliar os planos estratégicos do negócio, como total de vendas, ticket-médio, taxa de ocupação em certo período etc.

Com essas características, o software hoteleiro oferecerá todos os recursos para o desenvolvimento das atividades e contribuirá para o crescimento da empresa. Então, adote um sistema para hotel imediatamente!

Para encontrar um serviço que atenda às suas necessidades, entre em contato com o nosso time de especialistas e veja como podemos ajudar o seu negócio!

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