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Software para hotéis ou controle manual: qual vale mais a pena?

outubro 15, 2018
software para hotéis
Tempo de leitura 4 min

Frequentemente, conhecemos gestores com dúvidas, questionando se realmente vale a pena substituir o controle manual por um software de hotéis. Chegou a hora de abandonar as planilhas, livros e blocos de notas? Quais seriam os benefícios da tecnologia para justificar um investimento?

Em nossa experiência, essas dúvidas são responsáveis por boa parte das dificuldades de gestão em pontos-chave, como controle de reservas, limpeza, manutenção e finanças. Atualmente, sem tecnologia, o hotel será um homem das cavernas em um mundo ágil e conectado.

Por isso, neste conteúdo, separamos as principais diferenças entre o controle manual e o realizado por software. Assim, você entenderá como essa solução pode promover mudanças importantes e melhorar o desempenho do negócio!

Integração entre os diferentes departamentos

Em um controle por documentos de texto ou planilhas, em papel ou digitalizado, os arquivos são como ilhas, absolutamente isoladas. Assim, para responder a qualquer questão ou decidir sobre qualquer coisa, precisamos realizar uma série de ações para reunir informações, como pesquisar, revirar pilhas, abrir pastas etc.

O pior é que, após todo esse esforço, ainda será preciso comunicar as mudanças aos setores responsáveis pelas próximas etapas dos processo. Se o cliente fez o check out, a limpeza deve ser avisada; se pagou, o financeiro; se consumiu algo, o estoque e assim por diante. Você certamente conhece esse trabalho, não é mesmo?

Por isso, o software para hotel é, antes de tudo, uma ferramenta para integrar e cruzar informações. Os programas são divididos em categorias, que correspondem aos setores e processos da empresa. Esses módulos se comunicam e compartilham dados, automaticamente.

No dia a dia, a informação inserida em um deles imediatamente fica disponível para todos os interessados. Quando o cliente compra em um site parceiro, por exemplo, haverá mudanças nas informações exibidas sobre ocupação, vendas, financeiro e afins, sem medidas adicionais.

Logo, basta o colaborador abrir o painel correspondente à sua atividade para encontrar os recursos necessários para suas tarefas.

Relatórios otimizados

Com o software para hotéis, podemos ficar despreocupados com a elaboração de relatórios. Nada de ficar horas revirando arquivos! Um bom programa exibe as informações sobre o desempenho do hotel à medida que os eventos acontecem.

Independentemente de ser uma reserva, venda, check in ou check out, cada mudança estará registrada, interpretada e destinada ao relatório pertinente. Assim, podemos acessá-la com uma simples seleção da categoria e do período que desejamos visualizar.

Praticidade na gestão da informação

A quantidade de ações para dar andamento aos processos sofre uma sensível redução. É muito mais prático inserir algumas poucas informações em um software do que pensar, escrever, formatar, organizar, pesquisar e fazer tudo mais que é demandado por uma planilha, livro ou bloco de notas.

Sem contar que, em um modelo manual, essas ações se repetem pela falta de comunicação. Você muito provavelmente já passou pela situação de pesquisar a mesma coisa, diversas vezes, por não conseguir encontrar os registros, não é mesmo?

Otimização do tempo

A tecnologia também é um forma de dizer não à burocracia, aos processos intermináveis e às etapas sem sentido. O software para hotéis realiza todas as tarefas chatas e formais de maneira ágil, como emitir nota fiscal, registrar eventos contábeis, cadastrar reservas, acompanhar a ocupação dos quartos etc.

Eficiência na tomada de decisões

Ao pesquisar em anotações manuais, dificilmente obteremos a compreensão do todo, logo, estaremos mais expostos a erros. É o que acontece sempre que reservamos um quarto indisponível ou entregamos a chave de um local que ainda não passou pela limpeza, por exemplo.

Por isso, a tecnologia organiza todas as informações necessárias para tomar uma decisão em gráficos, painéis, quadros, listas e outros elementos visuais. Consequentemente, não teremos dificuldades para resolver problemas, cumprir tarefas ou planejar os rumos do negócio, tudo estará ao alcance dos nossos olhos!

Sendo assim, o software para hotéis nos oferece um novo patamar de eficiência na gestão, melhorando processos, relatórios e decisões. Então, desista das soluções da década passada e adote um recurso mais adequado aos dias de hoje imediatamente!

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